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7 Wochen Mobile Office – 4 Learnings für immer

Das Mobile Office hat Vor- und Nachteile: Was für den Einzelnen überwiegt, muss jeder für sich selbst entscheiden. Für den einen bleibt die Trennung zwischen Büro und Privatwohnung essenziell, anderen ist es egal, von wo sie arbeiten, wieder andere mögen die Mischung.

von Stefanie Wille, Creative Director Content

Seit dieser Woche ist als Soft-Opening unsere Agentur an der Alster wieder geöffnet: Natürlich nach Erarbeitung eines Hygienekonzepts, denn Sicherheit und Gesundheit gehen immer vor. Je nach Lebenssituation und Umständen können und dürfen wir nun selbst entscheiden, im Mobile Office zu bleiben oder ins Office zu gehen. Ich bin sicher, dass wir  aufgrund der Erfahrungen der vergangenen Wochen für die Zukunft viel gelernt haben und dadurch an Flexibilität, Offenheit und Schlagkraft gewinnen werden.

1. Flexibilität macht kreativ

Die vergangenen Wochen waren zunächst ein großes Experiment: Kann eine komplette Agentur gut und erfolgreich im Mobile Office arbeiten? Die kurze Antwort lautet: ja. Die längere Antwort: ja, aber … die Aufgaben, die familiäre Situation und die individuelle Einstellung sind entscheidend. Einig sind sich die meisten bei B+, dass das mehr an Flexibilität gerade für Kreative ein Vorteil ist. Wir können dann arbeiten, wenn wir am leistungsfähigsten sind. Wenn es mal nicht so sprudelt, macht man eine „kreative Pause“, findet mehr den eigenen Rhythmus. Etwas dass wir uns für die Zukunft gern erhalten wollen.

Denn Zeiten ändern dich: Die Corona-Krise hat vielen Unternehmen gezeigt, wo es noch hapert. Wo die Strukturen Flexibilität vermissen lassen, wo Agilität noch ein Fremdwort ist. Das zu ändern ist ein Prozess, bei dem die Kommunikation nicht top-down sein kann. Auf jeder Ebene müssen auch wir lernen, anders zu kommunizieren. Das gilt in besonderem Maße für Führungskräfte, die Treiber der Transformation sind, aber eben keine Antreiber sein sollen (und wollen).

2. Neue Rituale geben Struktur

Neben jeder Flexibilität ist es gerade im Mobile Office aber besonders wichtig, Grenzen zu ziehen. Denn natürliche Abgrenzungen wie der Arbeitsweg fallen weg. Und Flexibilität darf nicht heißen, regelmäßig nach dem Abendessen noch einmal die Mails zu checken – da lässt sich schnell etwas finden, das sich noch erledigen ließe.

Der direkte Anruf im Tool muss den Gang ins Nachbarbüro ersetzen.

Interne Kommunikationstools wie Slack helfen dabei, Routinen zu etablieren: virtuelle Check-Ins am Morgen oder Check-Outs am Abend etwa. Ebenso über Slack möglich: Der direkte Anruf im Tool muss den Gang ins Nachbarbüro ersetzen. Völlig offline hingegen: die kontemplativen Freuden eines Spaziergangs, ob vor, während oder nach der Arbeit. Hier kann man seinen Gedanken nachhängen, aber auch neue Strategien für Kunden durchdenken oder einfach nur abschalten und die frische Luft genießen. Bei B+ zum Beispiel, da bin ich sicher, werden wir alle jetzt häufiger ausnutzen, dass unsere Agentur direkt an der Außenalster liegt.

3. Digitalisierung macht Spaß

Überraschenderweise ist das, was ich im Mobile Office nicht vermisst habe, ein Drucker. Ich habe mich dran gewöhnt, ohne Papier zu arbeiten – was für ein überfälliger Beitrag zum Umweltschutz!

Dazu haben wir uns als Team gut auf Slack eingestellt – Projektchats ermöglichen, dass alle den gleichen Wissenstand haben, und sich sogar neue Projektmitglieder schnell einlesen können. Sogar die erste Pitchpräsentation via Video-Konferenz fühlte sich erst ungewohnt, am Ende aber auch ganz erfolgreich an. Ich glaube, die allgemeine Akzeptanz für diese Form des Austauschs übt in Gesprächsdisziplin und wird in Zukunft die ein oder andere Dienstreise überflüssig machen.

Wenn das richtige Tool identifiziert wurde, gilt es, klare Kommunikationsregeln aufzusetzen.

Tools werden in der Krise wichtiger: Die Krise hat es endlich geschafft, die Akzeptanz von Tools in Unternehmen stärker zu implementieren. Die richtigen zu finden, ist nicht immer einfach. Hier hilft nur learning by doing. Und wenn das richtige Tool identifiziert wurde, gilt es, klare Kommunikationsregeln aufzusetzen: Auch beim virtuellen Meeting gilt natürlich: Jeder sollte die Agenda kennen, wissen, was das Ziel des Meetings ist und welche Punkte besprochen werden. Darüber hinaus gelten Regeln wie: Ansprache mit Namen, Mikrofon ausschalten, wenn man selbst nicht spricht, eventuell Bestimmung eines Gesprächsführers … Wenn das gelingt (und die Technik mitspielt!), wird Arbeiten in Zukunft noch mobiler.

4. Sich Zeit füreinander zu nehmen ist essenziell

Wie ich vermissen viele ihn sehr: den eher beiläufigen Dialog zwischen Tür und Angel, der Smalltalk, ein bisschen Klatsch und Tratsch. Denn erst durch die direkte zwischenmenschliche Interaktion wird aus einem Team von Kolleginnen und Kollegen eine echte Gemeinschaft. Die Bereitschaft einander zu helfen, für den anderen auch mal die Extrameile zu gehen, das gegenseitige Vertrauen und Verständnis – all das verstärkt sich durch den oft unterschätzten Alltag im Büro. Wir haben in täglichen Videotelkos, Lunch-Meetings und virtuellen Feierabend-Getränken zwar einen vorübergehenden Ersatz gefunden, aber ich glaube, wir wissen zukünftig mehr zu schätzen, sich auch mal abseits des beruflichen Alltags miteinander zu unterhalten.

Jetzt ist zum einen die Zeit, sich zu fragen, wie und auf welchen Wegen man intern besser, klarer, zielführender kommuniziert – Arbeitgeber können sich gerade in Zeiten von Social Distancing als verlässlicher Partner präsentieren. Das gilt so ähnlich natürlich auch für Marken, die alle Kanäle der Kundenkommunikation nutzen sollten, um zu zeigen: Wir stehen zu euch und sind für euch da. So schaffen Marken Vertrauen und binden ihre Kunden fester an sich.

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